Immaginiamo questa situazione: a fine mese il commerciale presenta dieci preventivi aperti. Il loro valore complessivo è di 200.000 euro e quella cifra entra nelle previsioni.
Qualche settimana dopo, due clienti non rispondono più, uno ha rinviato il progetto e un altro stava chiedendo un’offerta soltanto per confrontare i prezzi. Il valore dei preventivi era reale. La previsione di vendita no.
Il problema non è aver inviato proposte che non si chiudono: fa parte del lavoro commerciale. Il problema è trattare tutte le proposte come se avessero le stesse possibilità di diventare ordini, negli stessi tempi.
Un preventivo non dice a che punto è la decisione
Prima di inserire una trattativa nel forecast, bisogna capire cosa sta succedendo dall’altra parte.
Il cliente ha un’esigenza definita? Ha previsto un investimento? Chi prenderà la decisione? Ci sono altri fornitori in valutazione? Entro quando pensa di scegliere?
Non sempre avrete tutte le risposte. Ma riconoscere ciò che manca è già utile: permette di distinguere una trattativa avanzata da una proposta su cui state ancora raccogliendo informazioni.
Un’offerta inviata dopo un incontro conoscitivo e una proposta discussa con chi decide possono avere lo stesso importo, ma non si trovano nella stessa fase.
La data prevista deve avere un motivo
Una data di chiusura inserita nel CRM non diventa attendibile perché compare in una tabella.
Se il commerciale scrive “fine mese” perché l’azienda ha bisogno di una previsione, ma il cliente deve ancora ottenere l’approvazione del budget, quella data descrive un’aspettativa interna.
Chiedete quale passaggio rende possibile la firma e quando dovrebbe avvenire. Per esempio: il cliente ha fissato una riunione per approvare il progetto? Sta aspettando una proposta tecnica? Deve confrontarsi con la direzione?
Se non esiste ancora una scadenza condivisa, è più corretto segnalarlo. Una previsione incerta può comunque essere utile, purché venga letta come tale.
Che cosa deve emergere in una riunione commerciale
Una riunione sul forecast non dovrebbe limitarsi a scorrere gli importi.
Per ogni opportunità rilevante, il responsabile può chiedere:
- Quale problema vuole risolvere il cliente?
- Chi è coinvolto nella decisione?
- Che cosa deve succedere prima dell’ordine?
- Qual è il prossimo passo concordato e quando avverrà?
- Che cosa potrebbe fermare o rinviare la trattativa?
L’ultima domanda conta quanto le altre. Se il commerciale teme che segnalare un rischio venga letto come un fallimento, potrebbe continuare a presentare l’opportunità come probabile anche quando non lo è più.
Il responsabile deve poter discutere gli ostacoli senza trasformare ogni aggiornamento in una difesa personale dei numeri.
Guardate anche quello che succede dopo l’offerta
“Preventivo inviato” è un’azione completata. Non spiega che cosa farà il cliente né quale sarà la prossima attività del commerciale.
Prima di chiudere la conversazione in cui viene presentata l’offerta, provate a concordare un seguito: un confronto sui contenuti, una verifica tecnica o una data entro cui il cliente pensa di poter dare un aggiornamento.
Non sempre il cliente accetterà di fissarlo. Anche questa è un’informazione: se una proposta rimane aperta per settimane senza un interlocutore disponibile o un passaggio concordato, bisogna decidere come gestirla nel forecast.
Confrontate le previsioni con i risultati
Per migliorare l’attendibilità non basta chiedere ai commerciali di “prevedere meglio”. Serve rivedere le trattative già concluse.
Prendete quelle che erano previste per il mese e confrontatele con gli ordini effettivi. Quali sono slittate? Quali si sono perse? Quali erano state considerate probabili senza conoscere ancora il processo decisionale?
Il confronto dovrebbe aiutare il team a riconoscere gli errori ricorrenti: date inserite troppo presto, passaggi dati per scontati, opportunità rimaste aperte senza aggiornamenti.
Un forecast utile non elimina l’incertezza. Rende visibili le informazioni su cui si basa la previsione, così l’azienda può decidere con maggiore consapevolezza come organizzare lavoro, risorse e obiettivi.
Con Evidence affianchiamo le aziende nell’organizzazione e nello sviluppo delle attività commerciali. Per parlarne: info@evidencecareers.it.