Nel 2011 ho avviato l’area di medicina estetica in tre cliniche odontoiatriche. Sulla carta sembrava semplice: aggiungere un servizio a strutture che già funzionavano. In pratica ho dovuto selezionare i medici, decidere l’offerta e i prezzi, scegliere fornitori e apparecchiature, organizzare le agende e far conoscere il servizio ai pazienti.

Nessuna di queste attività era sanitaria. Eppure, senza, il servizio non sarebbe mai partito.

Quando si pensa a una clinica vengono in mente medici, infermieri, igienisti. Ma dietro ogni struttura c’è qualcuno che organizza gli appuntamenti, compra i materiali, coordina il personale, tiene in piedi tutto il resto. Sono lavori veri, che richiedono competenze precise, e chi li fa spesso nel CV li riassume in una parola: “segreteria”, “gestione della clinica”. E così buona parte di quello che sa fare sparisce.

La segreteria non è sempre la stessa

In una struttura la segreteria prende appuntamenti, risponde al telefono e accoglie i pazienti. In un’altra gestisce anche incassi, preventivi e le agende di più professionisti, con tutto quello che comporta quando un medico sposta una giornata o un paziente disdice all’ultimo.

Il titolo è lo stesso, il lavoro no. Per questo, se hai già esperienza, scrivi cosa facevi davvero: con quali strumenti, per quanti professionisti, quali problemi risolvevi da sola senza dover chiedere a nessuno.

“Gestione appuntamenti” non racconta niente. “Organizzazione delle agende di più medici, con gestione di disdette e urgenze” fa capire il livello del lavoro. Sempre che sia quello che facevi, ovviamente.

Coordinare una clinica: chi decide cosa

Negli annunci trovi titoli come coordinatore di clinica, responsabile di struttura, clinic manager. Sembrano sinonimi, ma dietro possono esserci ruoli molto diversi.

C’è chi gestisce turni e problemi quotidiani e per tutto il resto deve chiedere alla proprietà. C’è chi ha un budget, sceglie i fornitori e risponde dei risultati della struttura. Prima di candidarti, cerca di capire chi dovresti coordinare, su quali obiettivi verresti valutato, cosa potresti decidere da solo e quali qualifiche chiedono.

Una distinzione da tenere sempre presente: coordinare l’organizzazione è una cosa, avere responsabilità cliniche è un’altra. Se la posizione comprende attività sanitarie, servono requisiti professionali precisi, e vanno verificati.

Acquisti e fornitori: un lavoro che non si vede

Quando ho avviato la medicina estetica, una parte importante del lavoro è stata scegliere apparecchiature e fornitori. Si confrontano offerte, si tratta sulle condizioni, si seguono gli ordini, si gestisce quello che va storto. E si lavora sempre accanto ai medici, perché la decisione economica e la valutazione clinica di uno strumento sono due cose diverse e spettano a persone diverse.

Se nel tuo lavoro te ne occupi, non fermarti a “rapporti con i fornitori”. Racconta cosa compravi, se trattavi tu le condizioni, quanto eri libera di scegliere e come ti coordinavi con i professionisti sanitari.

Avviare un servizio è un progetto a tutti gli effetti

Aprire una nuova area in una struttura esistente vuol dire mettere insieme tante decisioni: chi coinvolgere, cosa offrire, a che prezzo, con quali strumenti, come comunicarlo, come farlo convivere con le attività già presenti.

Se hai fatto qualcosa di simile, nel CV deve vedersi. “Collaborazione con cliniche mediche” non dice nulla. Se invece racconti che hai curato selezione dei professionisti, definizione dell’offerta e dei prezzi, fornitori e promozione, chi legge capisce subito che hai gestito un progetto dall’inizio alla fine.

Si può arrivare nel settore da fuori?

Dipende dal ruolo. Io arrivavo da assicurazioni, noleggio e banca, e molto di quello che sapevo fare mi è servito: organizzare persone, trattare con i fornitori, costruire un’offerta e venderla. Il funzionamento di una struttura sanitaria, però, l’ho dovuto imparare sul campo.

Chi arriva da servizi, amministrazione, vendite o operations ha spesso competenze che in una clinica si usano ogni giorno. Non sono però una preparazione completa. Leggi bene gli annunci per capire quali conoscenze specifiche chiedono e, in colloquio, informati su come funziona l’inserimento e cosa dovrai saper fare da subito.

Quindi non buttare via quello che hai fatto in un altro settore, ma non presentarlo nemmeno come se bastasse.

Come raccontarlo nel CV

Rispondi a tre domande. In che tipo di struttura lavoravi? Cosa dipendeva da te? Cosa hai organizzato, introdotto o risolto?

Se hai dati affidabili e puoi condividerli, usali. Altrimenti sii preciso sul resto: quante sedi seguivi, quanti professionisti coordinavi, quali servizi hai avviato.

Un’attenzione in più che vale solo in questo settore: non inserire nulla che renda riconoscibili i pazienti. Per raccontare le tue capacità organizzative non serve citare la storia clinica di nessuno.

Da dove partire

Prendi qualche annuncio e confrontalo con quello che fai, guardando le attività più che i titoli. Una posizione chiamata “segreteria” può essere solo operativa, un’altra può chiederti responsabilità di coordinamento che hai già. Segnati cosa puoi dimostrare, cosa conosci solo in parte e cosa devi ancora imparare.

Con Evidence ti aiutiamo a ricostruire le tue responsabilità e a confrontarle con i ruoli organizzativi della sanità privata, per capire dove candidarti e come presentarti. Se lavori in questo mondo o vuoi entrarci, scrivimi.